Att medarbetare i strid med it-avdelningens instruktioner på eget bevåg installerar eller använder mjukvara, ofta kallat shadow it, är ett gammalt problem. I en tid när AI-utvecklingen går i turbofart har detta problem fått en ny och potentiellt farligare arvtagare, shadow AI eller skugg-AI. När medarbetare själva använder eller tecknar abonnemang på olika AI-agenter ökar nämligen riskerna mångfalt. Kontrollen över hur potentiellt känslig information delas och vilka förmågor som släpps in i de egna systemen havererar.

För att komma till rätta med problemet behöver vi fundera över varför en medarbetare bryter mot företagets nedtecknade policy och börjar använda egna AI-verktyg. Vi kan börja med att slå fast att det (förutom i extrema undantagsfall) inte är baserat på illvilja. Inte heller är det som regel en effekt av arrogans, nonchalans eller ens okunskap. 

De allra flesta människor vill nämligen göra ett bra jobb. Drivkraften att framgångsrikt lösa sina arbetsuppgifter är i allmänhet långt mycket starkare än lättja. Belöningen i känslan av att vara duktig på sitt jobb är vad brukar erbjuda den starkaste tillfredsställelsen med ett lönearbete. Det är alltså rimligt att anta att i en medarbetare som bryter mot företagets policy om AI-användning i de allra flesta fallen gör det för att lösa sina uppgifter, för att vara bättre på sitt jobb.

Så hur ska vi komma till rätta med det här? Som jag redan konstaterat orsakar shadow AI allvarliga risker för organisationen. Vi kan inte bara låta det bero.

Det är lätt att föreställa sig att en skarpare policy eller strängare tillsägelse är vägen framåt. Det kan för all del vara motiverat, men jag menar att det inte löser det som ofta är det egentliga problemet. Policyn är ofta i själva verket ett hinder, något som skymmer kontakten mellan ledningens och it-avdelningens ambitioner å ena sidan och medarbetarnas verklighet å den andra.

En policy är inte detsamma syfte, vision och rationalia, den är vad som skymmer desamma. Policyn skymmer också ledningens blick på nytta och behov. 

Policyer är i allmänhet skrivna på vad jag kallar ”juridiska” – ett komplicerat språk som syftar till att möjliggöra en glasklar tolkning när ett policybrott förvandlas till ett medarbetarärende. På så sätt kan alltså policyn liknas vid ett träds täta bladverk. På ena sidan trädet finns solen bestående av ledningens syften, rationalia och vision. På andra sidan, i skuggan, växer skugg-AI:n som små svampar. För att komma till rätta med problemet behöver vi hitta en väg för solljuset att både nå fram till skuggan och samtidigt speglas tillbaka, som daggdroppar som glänser i solskenet. 

Lösningen är inte, även om min tankebild kanske inbjuder till tanken, att såga ner trädet (eller avlöva det för den delen). Policyn behövs och fyller trots allt en viktig funktion. Alltså behöver vi hitta en annan väg att, så att säga, göra det transparent. Här vill jag slå ett slag för linjecheferna. Låt dem fungera som en kanal för kommunikation och, om man vill, för distributionen av ljus.

Grupp- och andra linjechefer befinner sig nära medarbetarna och känner deras behov. Samtidigt har de en dialog uppåt i organisationen och bör ha en god bild av vilka syften och överväganden som ligger bakom olika policyer. Om medarbetare har ett behov av ett AI-verktyg för att lösa sina uppgifter på ett effektivt sätt måste linjechefen fånga upp behovet och se till att ledningen får reda på det så att de, tillsammans med it-avdelningen, kan ta ställning till om det finns anledning att inleda en pilot för att utvärdera hur verktyget kan användas på ett säkert sätt. Om ledningens svar blir nej, måste också skälen till beslutet kommuniceras tillbaka till medarbetarna, och det med en tydlig motivering. På så sätt får ledningen en chans att tydliggöra syfte och rationalian bakom beslutet. 

Detta förutsätter också att ledningen har en tydlig och väl kommunicerad tanke kring på vilka grunder den väljer och prioriterar pilottester av AI-modeller i den egna miljön. Det gör dels att medarbetarna kan erbjuda tydliga argument för varför ledningen bör överväga en pilot, dels underlättar det för medarbetarna att förstå varför andra piloter prioriteras högre. 

För att sammanfatta: 

• Formulerade policyer och verktyg för övervakning av system är hygienfaktorer, men förekomsten av shadow AIspeglar ytterst ett reellt behov hos medarbetarna. 
• För att komma till rätta med vad som i grunden är ett kulturellt problem behöver ledningen kunna fånga upp dessa behov och tydligt kunna motivera sina beslut om piloter grundade i rationella argument kopplade till syften och visioner. 
• Använd linjecheferna som en kanal för att både fånga upp medarbetares behov och för att förtydliga hur och varför ledningen fattar de beslut de gör.

Kort sagt, låt ljuset flöda. I båda riktningarna.