Commerce

Trygg produktdata 
i hela kedjan

Produktinformation är mer än innehåll. Den är grunden för flöden, beslut och förtroende från leverantör till slutkund.

Produktdata som håller

När produktdata fungerar märks det knappt. Flöden hänger ihop, informationen är samlad och förändringar sker med kontroll.

När den inte gör det uppstår osäkerhet. Merarbete, manuella korrigeringar och fel som måste fångas i efterhand ofta långt från där de uppstod.

Trygg produktdata byggs inte av mer information, utan av rätt struktur från början. En grund som håller även när sortiment, marknader och krav förändras.

PIM skapar ordning i komplexiteten

I takt med att sortiment växer, marknader tillkommer och kraven ökar blir produktdata snabbt svår att hålla ihop. Information sprids mellan system, filer och personer, och det som en gång var tydligt blir svåröverblickbart.

PIM samlar produktinformationen i en gemensam struktur.
Inte för att samla mer data, utan för att skapa tydlighet: vad som är rätt, vad som gäller och var ansvaret ligger.

När ordningen finns på plats blir produktdata något man kan lita på även när verkligheten förändras.

Trygg produktdata börjar med ordning. Det är där vi börjar.

GS1 - ett gemensamt språk 
för produktdata

GS1-standarder gör produktdata jämförbar, maskinläsbar och möjlig att automatisera. Syftet är enkelt: att samma produkt ska kunna förstås på samma sätt oavsett mottagare.

  • I praktiken handlar det om:
    unika identiteter för produkter och förpackningsnivåer
  • tydliga definitioner av attribut som mått, vikt och innehåll
  • ett konsekvent sätt att dela produktdata mellan parter

När alla tolkar data likadant minskar risken för fel och förtroendet kan byggas även mellan organisationer.

PIM som grund för GS1

GS1 beskriver hur produktdata ska struktureras och delas. PIM är det som gör att strukturen faktiskt går att upprätthålla i vardagen.

I praktiken är PIM ofta motorn bakom GS1-arbetet. Det är där produktinformation samlas, kvalitetssäkras och förvaltas över tid – inte bara inför en lansering eller ett enskilt flöde.

Det handlar bland annat om att:

  • modellera produkter och förpackningshierarkier så de speglar verkligheten
  • säkra datakvalitet med regler och validering som fångar fel tidigt
  • skapa tydliga arbetsflöden för berikning, granskning och godkännande
  • bygga spårbarhet: var data kommer ifrån, vem som ändrat vad och när

När PIM och GS1 hänger ihop blir standarden inte ett separat krav, utan en naturlig del av hur produktdata hanteras.

Det är då tryggheten håller även när sortiment, marknader och system förändras.

GS1 fungerar först när produktdata är i ordning.

Vanliga utmaningar i praktiken

När produktdata ska fungera i hela kedjan uppstår ofta utmaningar som inte beror på bristande ambition utan på komplexitet som vuxit fram över tid.

Det handlar till exempel om:

  • förpackningsnivåer och relationer som inte hänger ihop
  • kritisk information som kräver ständig uppdatering, som ingredienser och allergener
  • olika krav per kanal eller marknad som leder till parallella versioner av samma produktdata

Var och en av dessa kan verka hanterbar. Tillsammans skapar de osäkerhet, merarbete och en vardag där det är svårt att veta vilken information som faktiskt gäller.

När grunden inte håller

När produktdata brister märks det sällan direkt i ett system – utan i verksamheten.

Tid går åt till att rätta, komplettera och dubbelkontrollera. Lanseringar tar längre tid och varje förändring innebär en ny risk.

Konsekvenserna blir ofta:

  • ökande manuellt arbete och svårigheter att skala
  • längre ledtider vid lansering av nya produkter eller marknader
  • ökad risk för fel i logistik, listning och kundinformation
  • minskat förtroende internt och externt

Det som saknas är sällan mer information. Det som saknas är en grund som håller, även när kraven ökar.

Så hjälper vi dig

Vi hjälper organisationer med komplexa sortiment att skapa ordning i produktdata från struktur och arbetssätt till systemstöd och samspel mellan parter.

Med erfarenhet från handel, leverantörer och e-handel vet vi var det ofta brister, och vad som krävs för att få PIM och standarder som GS1 att fungera i praktiken.

Fokus ligger alltid på det som gör skillnad i vardagen:

  • en datamodell som speglar sortiment och förpackningshierarkier
  • styrning och arbetsflöden som gör datakvalitet hållbar över tid
  • integrationer och flöden som är robusta, spårbara och lätta att förvalta

Ofta börjar vi avgränsat. En produktgrupp, ett flöde eller en marknad.
Genom att kartlägga nuläge, identifiera gap och prioritera rätt insatser skapar vi snabb effekt och en grund som går att bygga vidare på.

Jens Ode

Affärsansvarig Commerce

jens.ode@omegapoint.se

Kontakta oss